网络数据

事业单位档案管理工作的优化路径探索

王丹

河北省保定市高阳县发展和改革局,河北保定 071500

摘要：事业单位档案管理是事业单位规范化运行、可持续发展的重要保证。目前部分单位存在管理理念落后、制度体系不健全等问题，无法适应新时代的发展需求。优化档案管理要始终把服务导向、安全第一、统筹推进作为基本原则，依靠推进数字化转型与资源整合、完善制度体系与规范流程、加强人才队伍建设与专业培训等途径破解工作难题。此类举措可以激活档案资源的价值，助力事业单位科学决策、风险防控、提升服务能力，推进档案管理工作向现代化、专业化方向发展，为事业单位高质量发展奠定坚实基础。

关键词：事业单位；档案管理；优化路径；数字化转型

事业单位是公共服务供给的主要承担者，档案是单位发展历程、业务开展成果、公共服务信息等的载体，为重要的信息资源与历史凭证。档案管理工作质量好坏，直接影响事业单位决策科学性、管理规范性、服务公信力。但是目前部分事业单位由于受到传统管理模式的影响，档案管理存在理念滞后、制度不健全、技术应用不足等问题，与数字化、现代化的发展要求相脱节，无法充分发挥档案的价值。因此本文以事业单位档案管理的现实困境为出发点，对优化工作的基本原则进行梳理，提出具体的优化路径，以期为提升事业单位档案管理水平、发挥档案资源效用提供实践参考。

一、事业单位档案管理工作的现实困境

1.1管理理念滞后

部分事业单位对档案管理工作的基础性、重要性认识不足，重业务开展、轻档案管理，将档案工作作为辅助性工作，缺少主动规划、系统管理的意识。管理理念仍然停留在传统的保管阶段，缺少全生命周期管理的思想，对档案的收集、整理、利用等环节并未进行统筹设计，造成档案资源整合难度大，无法服务于单位的发展需要。目前部分事业单位管理层对档案管理价值认识存在偏差，并未将档案管理工作纳入到单位整体发展战略规划中，忽略档案管理对决策参考、风险防控、文化传承等方面起到的作用。日常工作中因为业务繁忙挤占档案管理的时间与资源，缺少对档案工作的长期投入与前瞻性布局，使档案管理处于被动应对的状态，无法发挥其应有的支撑作用。

1.2制度体系不完善

档案管理制度建设有欠缺，部分单位缺少健全的档案管理规定与操作流程，在档案的收集范围、整理标准、保管要求、利用权限等各个方面没有具体的规定。制度更新与时代发展相脱离，不能根据数字化的趋势来完善电子档案管理的实施细则，使得各个环节的工作无章可循，档案管理失去规范性、统一性，工作效率降低。缺少动态调整机制的单位档案管理制度不能很好地满足机构改革、业务发展需要。另外制度执行监督机制缺失，对违规操作、档案管理不到位的情况缺乏约束，进一步加大了档案管理的混乱局面，影响了档案工作有条不紊地进行，也制约了档案管理工作高质量的发展。

1.3技术应用水平不足

部分事业单位档案管理的技术支持能力还比较薄弱，大部分仍采用传统的纸质档案管理模式，并没有把数字化、信息化技术很好地应用起来，在档案管理的采集、存储、检索、共享等各个环节都没有建立一个统一的档案管理系统。档案数字化建设投入少，设备更新慢，档案扫描、录入、备份等过程效率低，很多纸质档案不能及时转为电子档案，造成档案资源利用率低。档案管理信息化人才短缺，管理人员对专业的档案管理软件、数据安全技术等不太熟悉，不能满足数字化档案管理的要求，技术人员和人才双重短板制约了档案管理工作现代化转型，也达不到单位对于档案信息快速查询、高效利用的要求。

二、事业单位档案管理优化的基本原则

2.1坚持服务导向

档案管理优化要围绕事业单位工作职能和发展的需要来展开，聚焦服务决策、服务落实、服务群众这三个核心目标，依靠改善管理流程和提升利用效率的方式，使档案资源更好地融入单位各项工作当中，发挥档案的参考价值和历史凭证作用。按照事业单位公益性质，根据业务工作重点和群众服务需求，对档案资源进行全面整理，创建出有针对性的档案检索、利用体系。打通档案信息和业务工作的衔接通道，把档案变成单位科学决策的依据、规范管理的保障、服务群众的工具，实现档案资源价值的转化。借助数字化技术创建起线上档案服务平台，缩减档案查阅流程，依照各个业务场景设计出相应的档案服务方案，从而加强档案服务的精确性与便捷程度。

2.2坚持安全优先

档案管理优化必须始终把档案安全放在首位，坚守档案安全底线，围绕档案实体安全和信息安全两个核心，建立全方位、多层次的安全防护体系，保证档案资源不丢失、不损毁、不泄露。根据事业单位档案的涉密性、凭证性特点，严格落实安全管理制度，明确各岗位安全职责，规范档案收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节的安全操作流程，防范各类安全风险。加强档案库房标准化建设，安装防火、防盗、防潮、防虫、防磁等保护设备，定期进行库房安全排查并开展隐患整改，确保纸质档案实体安全。根据数字化转型对档案信息安全的要求，建立数据加密、权限控制、备份恢复等安全体系，规范线上档案访问、传输、存储行为，防止档案信息泄露、篡改、丢失。

2.3坚持统筹推进

档案管理优化属于一项系统工程，须要统筹安排各个环节的工作，既要考虑传统管理方式与数字化转型的衔接，也要协调好档案收集、整理、保管、利用等各个环节之间的关系，不能只重视某一个环节的推进而忽视整体的发展。要立足单位整体发展布局，把档案管理同业务工作同步规划、同步实施、同步考核起来，防止档案工作同业务发展相脱离。坚持各类档案管理的共性与个性相结合，实现纸质档案和电子档案一体化管理，激发各个部门参与档案工作的积极性，构建起一个上接一级、下接基层，全盘发力的档案工作新格局，推动档案工作全流程高效协同。还需要制定分阶段实施计划，根据单位实际情况分步推进档案标准化建设，使各个环节的工作有条不紊地衔接、落实。

三、事业单位档案管理优化的具体路径

3.1推进数字化转型与资源整合

按照单位实际情况以及国家档案管理信息化建设要求，推进档案数字化转型同各类资源的整合。建立统一的档案数字化管理平台，把纸质档案数字化、电子文件归档和电子档案管理等功能融合在一起，使档案的采集、存储、利用、共享等各个过程在线上都实现数字贯穿。整合内部各个业务部门的档案资源，消除信息壁垒，创建起档案数据共享交换体系，推进档案资源同业务工作深度融合。推进档案数字化基础设施建设，改善服务器、存储设备、安全防护系统等硬件条件，保证数字平台正常运作。加强档案数字化资源的统筹管理，规范数据采集、加工、入库流程，保证档案数据的完整性、准确性、安全性，用数字化转型提高档案资源利用效率和管理效能，推动档案资源跨部门、跨层级共享应用。

3.2完善制度体系与规范流程

结合单位实际情况及国家档案管理有关规定，完善档案管理制度体系，确定档案管理各环节的责任分工、操作标准和工作要求。制定电子档案管理细则，对电子档案的存储、备份、权限管理、销毁等做出具体规定，保证电子档案和纸质档案具有同等效力。制定档案分类标准和编码规则，对档案整理装订等各方面的标准进行统一规定，推进档案管理工作规范化、标准化。制度修订要广泛听取各个业务部门的意见，保证制度同实际工作相适应，加强制度宣传和培训，使工作人员熟悉制度内容。确定电子档案归档、存储、备份、销毁各个环节的操作流程以及相应的责任主体，创建电子档案有效性认证机制。统一档案分类大纲和编号规则，对档案的装订、入库、移交等环节做出规范，用标准化的流程来保证档案管理质量。另外建立制度执行定期评估机制，根据政策调整和工作实际及时对制度内容进行修订，规范档案库房物理管理标准，做到电子管理和物理管控双重保障。

3.3强化人才队伍建设与专业培训

立足单位档案工作高质量发展的需要，加强人才队伍建设以及专业能力的培养。创建档案专业人才培育体系，选择既有档案业务水平，又有信息技术水平和管理才能的复合型人才，改善人才队伍的结构。分层分类制订培训计划，对档案管理人员开展档案管理法规、数字化技术、档案整理编目、电子档案管理等专业的培训，并定期组织业务交流、案例研讨、技能测试等活动。加强同专业机构、高校的联系，引进先进的档案管理理念和技术手段，提高队伍的专业素质。健全完善档案工作人员激励制度，调动档案工作人员研究业务、提高创新能力、提升工作能力的积极性，营造出一台精神焕发、奋发有为、业务精湛、作风优良的档案人才队伍，为档案管理工作的整体发展提供强有力的人才保障，使档案人才队伍建设同单位综合发展形成同频共振。建立常态化人才考核评价机制，把业务能力、创新成果与岗位晋升、绩效分配联系起来，用考核来提高素质、用激励来发展队伍，使档案人才队伍建设不断深入扎实。

3.4深化安全防护与风险管控

立足档案全生命周期管理的需求，创建全方位、多层次的档案安全防护体系，加强风险防控和隐患治理。创建档案数据安全分级管理制度，按照档案密级、重要程度划分安全等级，确定各个级别数据的防护标准和管控措施，加强对涉密档案、重要档案数据的安全保护。完善档案安全应急处置机制，制订数据泄露、系统故障、自然灾害等突发事件的应急预案，定期开展应急演练，提高应急响应和处置能力。加强网络安全防护建设，安装防火墙、入侵检测、数据加密等安全技术设施，定期开展系统漏洞扫描、安全检测，防止网络攻击、数据窃取等安全风险。规范档案数据使用权限管理，实行最小权限原则，对档案数据的查阅、复制、导出等操作实行严格的审批制度，建立权限使用日志，保证档案数据使用可追溯、可控制。加强档案库房物理安全管控，落实好库房门禁、监控、温湿度调控、消防设施等管理要求，做好实体档案防盗、防火、防潮、防虫等工作，实现实体档案和电子档案双重安全保障。定期对档案安全风险进行排查，建立隐患台账并限期整改，不断改善安全防护措施，保证档案资源的完整性、安全性、可用性。

3.5推动资源活化与服务提质

聚焦档案资源利用需求，使档案资源从“收藏”转向“服务”，提高档案服务的针对性和实效性。挖掘档案资源的文化价值、史料价值和实用价值，整理出有单位特色、行业意义和社会价值的档案资料，打造档案文化产品和服务成果，例如档案史料汇编、专题展览、数字展厅等。优化档案服务流程，整合线上线下服务渠道，搭建便捷的档案查阅、申请、利用平台，实现档案服务“一网通办”“一次办结”，为内部业务部门、外部合作单位、社会公众提供高效便捷的档案服务。建立档案资源共享对接机制，加强同行业主管部门、兄弟单位档案资源共享交流，促进档案数据在合规的前提下互相受益，发挥档案资源的综合效益。开展档案利用服务回访和反馈工作，收集服务对象的意见建议，及时改进服务内容和服务流程，不断提高档案服务质量。根据单位的发展重点和工作热点，开展专题档案服务，为项目建设、业务开展、历史追溯等提供精准的档案支撑，使档案资源更好地服务于单位的发展和社会建设。

3.6加强统筹协调与长效管理

创建档案工作统筹协调机制，加强档案管理部门与各个业务部门的协作配合，形成“统一领导、分工负责、协同联动”的档案工作格局。将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，与业务工作同部署、同推进、同考核，保证档案工作落地见效。加强档案工作的顶层设计，制定中长期档案发展规划，明确档案管理的目标任务、工作重点和推进步骤，统筹推进数字化转型、制度建设、人才培养等各项工作。创建档案工作常态化督导检查制度，定期对各部门档案工作开展情况进行检查，发现问题及时整改，使档案管理工作规范化、常态化。加强档案工作对外交流与学习，吸收先进单位档案管理经验、做法，根据单位实际情况开展档案工作创新，提高档案工作管理水平。完善档案工作长效管理机制，把档案工作要求融入业务工作流程，实现档案工作与业务工作同步推进、深度融合，推动档案管理工作持续健康发展，为单位高质量发展提供坚实的档案支撑。

结语：

事业单位档案管理的优化属于一项系统工程，要直面理念、制度、技术、人才等各方面的现实困境，以核心原则为引领，多管齐下推动工作提质增效。数字化转型、制度建设、人才队伍建设成了解决问题的利器，将整合档案资源、完善管理程序、加强队伍建设当作提高档案管理规范性、安全性、高效性的有效途径。事业单位要不断推进档案管理现代化建设，把档案工作深深融入到业务发展和服务供给的全过程之中，使档案真正成为事业单位高质量发展的重要保障，助力公共服务体系完善和治理能力提升。

参考文献：

[1]陈素娟.“三合一”制度背景下事业单位档案管理工作的优化路径[J].黑龙江画报,2025,(10):75-77.

[2]梁华甜,李颖.“三合一”制度背景下事业单位档案管理工作的优化路径[J].太原城市职业技术学院学报,2024,(12):169-171.

[3]林方敏.事业单位档案管理工作的优化路径研究[J].办公室业务,2024,(18):72-74.